Nouveau système
AZ Delta est un hôpital issu de la fusion de l’ancien Hôpital du Sacré-Cœur Roulers-Menin asbl et de l'Hôpital de la ville de Roulers. Depuis 2018, l’hôpital de Torhout fait également partie de l’AZ Delta. Exprimé en chiffres, le tableau d'ensemble est impressionnant : 20 000 équipements médicaux, et 42 000 installations techniques à entretenir par les équipes techniques. « En 2013, notre ancien système Optim EMS, que nous utilisions pour la gestion des actifs, les tickets de service et la gestion du magasin, n’était plus pris en charge. Le moment était venu pour nous, y compris pour les services techniques et de technologie biomédicale, de commencer à chercher un nouveau système et surtout une manière plus uniforme de travailler, de dresser des rapports et d’organiser efficacement la maintenance préventive. »
Module spécialisé pour les appareils médicaux
Au terme d’une procédure de sélection, il restait deux parties en compétition. « Notre choix s’est porté sur IFS Ultimo, entre autres, pour l’existence d’un module spécialisé pour les appareils médicaux. Il s’agit principalement de pouvoir organiser de manière pratique la maintenance préventive. Pour se rendre compte de ce qui est en jeu, prenons l’exemple d’un appareil électrochirurgical dont l’état de maintenance présente un niveau de risque plus élevé que celui d’un appareil de mesure de la tension artérielle. On le voit, des paramètres spécifiques peuvent être associés à tout ce qui est utilisé ou pris en main par un médecin. Un autre facteur décisif a été le fait qu’IFS Ultimo se soit avéré facile à intégrer à AeroScout, un système de localisation en temps réel (RTLS) permettant de repérer l’emplacement des équipements médicaux et des ressources connexes. Wouter explique également que la flexibilité globale a joué un rôle déterminant.
Livraison facile des fiches d’instructions de sécurité
Le fait que les fiches d’instructions de sécurité (FIS) puissent être produites à partir d’Ultimo à la demande du service Protection & Prévention est un exemple de « données vraiment exploitables ». Ce type de documents est obligatoire pour les équipements médicaux, mais aussi pour la gestion de substances dangereuses ou radioactives. « Ultimo veille à ce que toutes les données nécessaires soient centralisées. Je peux ensuite générer un PDF avec les pictogrammes adéquats en cliquant une fois sur le bouton. De cette manière, chaque utilisateur est informé des dangers possibles », explique Wouter.
Une valeur (de service) ajoutée pour toutes et tous
Les collaborateurs, techniciens de surface, membres du personnel infirmier, médecins, chirurgiens ou autres peuvent tous scanner le code à barres en cas d’urgence/problème. La notification émise parvient automatiquement au collègue du service technique ou de technologie biomédicale. « Comme les activités de l’hôpital se poursuivent sans interruption, cette approche est plus rapide que de demander aux collègues d’appeler un numéro de service. Bien entendu, en cas d’urgence absolue, le téléphone est toujours décroché », ajoute Wouter.
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