Necessary introduction of maintenance software
Seit mehr als 40 Jahren entwickelt und produziert die Freiberger-Gruppe (Südzucker-Konzern) tiefgekühlte und gekühlte Pizza für den internationalen Einzelhandel. „Die Einführung einer Instandhaltungssoftware wurde bereits seit Jahren diskutiert und für absolut notwendig befunden“, berichtet Dr. Heidi Pichorner (Koordinatorin Technik). SAP ist die Standardsoftware beim Südzucker-Konzern, doch die FreibergerGruppe stellte nach langen & intensiven Überlegungen fest, dass das SAP PM zu wenig anwenderfreundlich sei. Was also tun?“
Status quo Auswahlverfahren
So begab man sich auf die Suche nach einem benutzerfreundlichen System. Dabei sollten die Werke im deutschsprachigen Raum zuerst implementiert werden. „Zwar gab es zum Teil kleine Softwarelösungen für die Abbildung und Verfolgung von Prozessen und um Steuerungen vornehmen zu können, aber kein übergeordnetes System und daher vor allem keine Vergleichbarkeit (der Werke, d. Red.), die ein absolutes Ziel einer Instandhaltungssoftware ist“, führt Frau Pichorner weiter aus. Eine große Anforderung war auch die sichere Dokumentation der Instandhaltung.
Mit der neuesten Technologie
So sollte das System die ständigen Prüfungen (IFS Food, BRC-Zertifizierung oder Kundenaudits) unterstützen. „Wir stehen ständig auf dem Prüfstand, Audits werden angekündigt und auch immer häufiger unangekündigt durchgeführt“, berichtet Heidi Pichorner. „‘Wie organisieren Sie Ihre Instandhaltung?‘ ist dabei eine Standardfrage.“
Das wichtigste Auswahlkriterium war aber die Akzeptanz der Mitarbeiter für ein System, so dass man sich zunächst fünf Systeme ansah, von denen zwei in die Endauswahl kamen. „Schlussendlich hat den Ausschlag für Ultimo das Preis-/ Leistungsverhältnis gegeben sowie die Tatsache, dass die Software webbasiert ist und somit dem neusten Stand der Technik entspricht.“
Anschließend entschied man sich gemeinsam in der späteren Projektgruppe, die Implementierung in verschiedene Stufen zu unterteilen. Der Vorteil ist, dass alle Standorte mitgenommen werden: „Das war sehr wichtig, weil die große Herausforderung bei dem Projekt war, die über Jahrzehnte unabhängig voneinander gereiften und entwickelten technischen Abteilungen zusammen zu führen“, berichtet Frau Pichorner.
Die Phase I beinhaltete die Störungserfassung in der Produktion, die Auftragserfassung sowie die nun weitestgehend harmonisierten geplanten Wartungen: „Der Ultimo-Berater hat sich sehr gut in die Welt von Freiberger eingelebt und die Unterschiede in den Werken verstanden“, schildert Heidi Pichorner. „Er war wahnsinnig konstruktiv in der Lösungsfindung und im Unterbreiten von Vorschlägen, wie man zu einer einheitlichen Lösung kommen könnte.“
Aussagekräftige Schlussfolgerungen aus den gesammelten Daten
Mit Ultimo haben wir eine ganz andere Performance im Nachweis unserer Instandhaltungsorganisation“, fasst die Projektleiterin zusammen. Jetzt ist man in der Lage, den erfassten Datenbestand aussagekräftig auszuwerten. Dazu nutzt man die Berichte in Ultimo, die auch auf die Anforderungen von Freiberger Lebensmittel angepasst wurden. Mittlerweile verfügt man bei Freiberger über eine genügend große Anzahl von Daten, um konkrete Trends erkennen zu können. „Um Antworten auf diese Fragen zu finden, braucht man die Vergleichbarkeit der Maschinen, der Rahmenbedingungen und auch Zeit“, bemerkt Frau Pichorner, „zu kurze Zeiträume sind gefährlich, um Schlüsse zu ziehen.“ Konkrete Einsparungen lassen sich zwar noch nicht zuverlässig beziffern, doch das subjektive Empfinden ist gut: „Mein Bauchgefühl sagt mir 10%“, schätzt Frau Dr. Pichorner
Abschaffung der Doppelarbeit
Der nächste Schritt ist die Schnittstelle zum technischen Einkauf in SAP. Damit sollen jetzt noch anfallende Doppelarbeiten eliminiert werden. Zudem hat das Qualitätsmanagement Interesse an Ultimo und legt bereits eigene Aufträge in Ultimo an. Zudem sollen durch SelfService auch Mitarbeiter anderer Abteilungen eingebunden werden. Eine abschließende Empfehlung hat Frau Pichorner: „Schauen Sie auf die Bedürfnisse Ihrer Basis, die täglich mit der Software arbeiten muss, aber auch auf die Bedürfnisse & Erwartungen Ihrer Auftraggeber und der Geschäftsführung und versuchen Sie, dort eine Verbindung herzustellen, ohne die jeweils andere Seite zu überfordern.
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