Ken uw facilitaire processen
U verkrijgt alleen maar meer efficiëntie als u inzicht heeft in de verschillende facilitaire processen. Kijk naar de verschillende meldsoorten en weet wie er betrokken zijn bij het meldproces. En ook niet geheel onbelangrijk, wat mag de klant of de facilitaire medewerker verwachten?
Vervolgens kijkt u per meldsoort waar de inefficiëntie zit. Lopen medewerkers van het gebouwenbeheer vaak naar hun werkplek terug voordat ze aan een volgende activiteit kunnen beginnen? Dan kunt u bijvoorbeeld kijken naar een manier om dit te veranderen. Doet u veel verschillende bestellingen per week voor dezelfde producten? Dan kunt u wellicht overwegen om alle bestellingen te verzamelen en één keer per week in totaliteit te bestellen. Belangrijk is wel dat u dit naar uw eindgebruiker communiceert. Met het managen van efficiëntie bent u ook bezig met het managen van verwachtingen.
Mede mogelijk gemaakt door het FMIS
Op het moment dat u een beeld heeft hoe u de efficiëntie kunt verhogen, kunt u ook kijken naar de middelen om u te laten ondersteunen. Een Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS) kan hierbij echt uitkomst bieden. Organiseer en automatiseer uw processen en zie aan de hand van rapportages, dashboards en klantenfeedback direct hoe efficiënt de facilitaire organisatie draait. De gebouwbeheerders worden uitgerust met een tablet, zodat ze altijd bij informatie kunnen over nieuwe storingen, maar ook over meldingen die zijn gemeld in het gebouw waar ze zich dan bevinden. Kunnen ze deze gelijk oplossen, zonder er op hun werkplek achter te komen dat die ene lamp in de hal ook vervangen moest worden.
Ook kunt u alle bestelprocessen efficiënter stroomlijnen in een FMIS met behulp van Self Service. Interne klanten kunnen via het interne webportaal een bestelaanvraag plaatsen. Al deze bestelaanvragen kunt u in één keer bundelen en bestellen (met de bijbehorende kwantumkorting). U wordt op deze manier niet meer tussentijds gebeld of gemaild, omdat u ook kunt aangeven hoe lang een bestelling duurt en wanneer de klant zijn bestelling kan verwachten.
Andere blogs geschreven door Sabine Eysink
