Maar waar het begrip ‘kennis’ als belangrijk onderdeel van een organisatie werd beschouwd, lijkt de uitspraak ‘altijd de juiste kennis in huis hebben’ steeds minder vanzelfsprekend. En hoe meer kennis u in huis heeft, des te meer kennis u kunt verliezen.
Kennis met pensioen
Er zijn namelijk ook risico’s verbonden aan het trainen en opleiden van technische medewerkers. Misschien dacht u er vroeger nog niet over na, maar wat als het u straks aan de juiste kennis ontbreekt? Hoe gaat uw organisatie verder als die belangrijke Senior Monteur aan zijn welverdiend pensioen begint?
Stel, hij was de vraagbaak van de gehele organisatie. Als de Junior Monteurs er niet uitkwamen, was hij de persoon waar iedereen te rade ging. Hij wist door zijn jarenlange ervaring altijd wel ergens een oplossing voor te vinden. Hij bezat de kennis over oude en nieuwe technieken en wist deze altijd te combineren bij storingen of problemen. Het vertrek van zo’n ervaren medewerker heeft een grote invloed op uw organisatie en op de kwaliteit en de continuïteit van het onderhoudswerk. Zorg er dus voor dat u zich niet laat verrassen door het ‘plotselinge’ kennisverlies, bij het uitdiensttreden van medewerkers.
Wat kunt u doen om kennisverlies te voorkomen?
Om kennisverlies te voorkomen is het belangrijk om tijdig te beginnen met het registreren en digitaliseren van informatie. Dit kan informatie zijn over de installatie of de machine zelf (met alle belangrijke specificaties en bijzonderheden), of juist informatie over de storingen die zich hebben voorgedaan. Ook is het raadzaam om de periodieke activiteiten te registreren die worden uitgevoerd om de installatie in stand te houden en storingen te voorkomen. U maakt als het ware een ‘basisregister’ voor kennis die nu misschien nog in het hoofd van medewerkers zit of ergens op een werkbon met olievlekken in een archiefmap is opgeslagen.
Stel uzelf de volgende vragen bij het opzetten van een dergelijke basisregistratie:
- Welke informatie heeft u minimaal nodig om de machine normaal te laten functioneren?
- Wat zijn de bijzonderheden waar u met deze specifieke machine mee te maken kan krijgen?
Visualiseer informatie om het later te delen
Maak bij het aanleggen van een basisregistratie ook zoveel mogelijk gebruik van bijvoorbeeld foto’s, video’s of andere visuele weergaves. Dit maakt het makkelijker om informatie in de toekomst te delen. Denk bijvoorbeeld aan het maken van foto’s van een specifiek onderdeel, waar later een toelichting aan kan worden toegevoegd. Of een video met daarin uitleg over de werking van een installatie. Ook het grafisch weergeven van processen of animaties dragen bij aan goede informatieoverdracht. Technische medewerkers zijn vaak visueel ingesteld en werken liever meteen aan een storing dan dat ze een taai document met geschreven instructies moeten lezen. Door hen te ondersteunen met visuele informatie, wordt het makkelijker om kennis over te dragen.
