Het belang van draagvlak bij een FMIS-implementatie

Maar na elk feestje bestaat er een kans op een kater. Want een FMIS aanschaffen is één, het implementeren van een FMIS is een tweede. Zonder dat u het misschien doorheeft gehad staat u ineens voor een grotere uitdaging. Schrik niet als er ineens allerlei vragen opdoemen, bij uzelf of bij uw collega’s. Vragen als, ‘het is wel heel veel werk, als iedereen maar met het systeem wil werken en wat als processen niet lopen en er niet meer gemeld kan worden’ zijn eigenlijk heel normaal en het zou bijna gek zijn als ze niet gesteld worden.

Een FMIS-implementatie heeft meer impact dan de aanschaf

Veel organisaties zijn voorafgaand aan de implementatie in de veronderstelling dat de aanschaf van een FMIS het belangrijkste onderdeel is. U moet uiteraard zorgen voor een systeem waar iedereen blij van wordt en dat niet teveel geld kost. Maar vervolgens verslikken organisaties zich in de implementatie. Dit heeft te maken met het feit dat de aanschaf van een FMIS vaak een kwestie is van afstemmen en onderhandelen. U beschrijft uw wensen en eisen, onderhandelt met de leverancier over de prijs en de overeenkomst wordt getekend.

Een FMIS-implementatie is daarentegen, een organisatorische verandering die impact heeft op organisatieprocessen waar (bijna) alle medewerkers mee te maken hebben. Uzelf, uw facilitaire medewerkers, de interne klanten, de directie en mogelijk andere stakeholders. Uiteraard heeft u niet zomaar een FMIS systeem aangeschaft, u heeft tijdens de selectiefase alle wensen en eisen al geïnventariseerd. Maar dat neemt niet weg dat de implementatie van een FMIS zorgt voor een nieuwe manier van werken. En dat kan voor iedereen even wennen zijn. Voorkom daarom dat de inzet van een FMIS leidt tot weerstand en een gebrek aan vertrouwen. Dat is namelijk funest voor een geslaagd implementatieproject.

Zorgen voor draagvlak en vertrouwen

Het zorgen voor draagvlak en vertrouwen is daarmee dus één van de belangrijkste onderdelen van de implementatie. Uiteraard zijn andere zaken als voldoende capaciteit, een goede projectplanning en focus op het eindresultaat ook belangrijk, maar zonder draagvlak wordt de implementatie erg uitdagend.

Zorg er daarom voor dat u alle betrokkenen informeert over de op handen zijnde FMIS-implementatie. Dit kunt u doen door middel van afdelingspresentaties of een nieuwsbrief. Leg daarbij uit wat de belangrijkste redenen zijn om met het systeem te werken en welke problemen dit voor uw organisatie oplost. Houdt daarbij rekening met de verschillende soorten gebruikers. Interne klanten, die misschien alleen meldingen en aanvragen doen, kunt u bekend maken met het systeem door workshops te geven over het maken van meldingen. Eindgebruikers, zoals facilitaire diensten, hebben wellicht baat bij aanvullende trainingen waardoor ze het systeem goed leren kennen en kunnen meedenken over de inrichting van het systeem.

Luister daarbij ook goed naar wensen, suggesties of opmerkingen van verschillende gebruikersgroepen. Tijdens de implementatie kunt u hier nog in bijsturen, waardoor medewerkers zich gehoord voelen en wat zorgt voor vertrouwen in het project en draagvlak in het gebruik van het systeem. Betrek ook uw FMIS-leverancier bij uw interne communicatie. Een FMIS-leverancier heeft vaker met het bijltje gehakt en kan u helpen om een passend communicatieplan op te stellen.

Onderschat de implementatie van een FMIS niet

Het belangrijkste wat u vooral niet moet doen is de implementatie van een FMIS onderschatten. Hoe groot of hoe klein de implementatie ook is, het heeft een directe impact op bedrijfsvoering en de medewerkers binnen uw organisatie. Door een implementatie als een (verander)project te benaderen, bespaart u zichzelf een kater en wordt het gebruik van een FMIS voor iedereen een succes.