Goede communicatie voor meer facilitair succes

Waar gaat het mis?

Vaak zijn er verschillende oorzaken voor communicatie die niet optimaal verloopt. Juist binnen een facilitaire organisatie lopen er veel verschillende processen door elkaar heen. Hierdoor is het vaak lastig om te zorgen voor transparantie en overzicht. Want weet u precies waar uw medewerkers nu mee bezig zijn?

Het is daarbij vaak ook niet duidelijk wat er aan de interne klant is gecommuniceerd en wat niet. Heeft de klant een bevestiging ontvangen van zijn melding? Of gaat hij er gewoon vanuit dat de storing binnen een dag wordt opgelost? Als het toch drie dagen langer duurt, omdat er onderdelen besteld moeten worden, is dat voor de klant best vervelend. Hij is namelijk niet op de hoogte.

Maar u weet ook niet of uw afwezige collega de bestelling al heeft gedaan of dat u de bestelling zelf nog moet doen. U zult het dus echt nog even moeten controleren, want het is een keuze tussen niet óf dubbel bestellen. Onhandig en onnodig als er gewoon goed gecommuniceerd wordt.

Hoe zorg je dan wel voor goede communicatie?

Echt goede communicatie tussen alle belanghebbenden in het facilitaire proces blijft een lastig onderwerp. Maar u kunt een heleboel bereiken wanneer u ervoor kiest om communicatieprocessen te regisseren met behulp van een FMIS.

Bekijk zo’n communicatieproces vanuit meerdere perspectieven:

• Wat wil een klant weten als hij een storing meldt?
• Welke informatie heeft een medewerker nodig als hij de storing in behandeling neemt?
• Wat moet een leverancier weten als er onderdelen besteld worden?

Als de klant een storing meldt, wil hij waarschijnlijk weten:

• Dat zijn melding in goede orde is ontvangen.
• Welke stappen worden ondernomen.
• Hoe lang het ongeveer duurt.

Op die manier wordt zijn verwachting gemanaged. Met een FMIS kan u interne klant bij elke melding een automatische bevestiging met informatie ontvangen.

Facilitaire medewerkers zien in het FMIS welke acties er al ondernomen zijn voor de storing, omdat iedereen een update over de melding kan plaatsen. Wordt de doorlooptijd overschreden? Dan krijgt de facilitaire medewerker automatisch een notificatie. Zo kan hij acties ondernemen en de klant op de hoogte kan brengen. Door met het FMIS communicatieprocessen te regisseren, stroomlijnt u de communicatie, zodat iedereen op het benodigde moment toegang heeft tot de juiste informatie.