FMIS en de toegevoegde waarde van Facility Management

Zij kunnen niet goed antwoord geven op vragen als:

• Hoe druk de facilitaire afdeling eigenlijk is?
• Welke serviceniveaus ze nastreven?
• Wat het effect is op de interne klanttevredenheid?

Als deze vragen niet goed beantwoord kunnen worden, is er voor de directie geen duidelijke reden om een besparingsdoelstelling te verlagen. Het is juist daarom ontzettend belangrijk om de toegevoegde waarde te kunnen aantonen. Voor het aantonen van de toegevoegde waarde kunt u gebruiken maken van een FMIS.

Facilitaire kosten vs. waardecreatie

Uit het onderzoek van het NFC Index Kantoren 2015 is gebleken dat een werkplek gemiddeld €8.786,- per jaar kost. Dit is een daling van 2.7% ten opzichte van 2014. Volgens het NFC is deze daling niet alleen toe te schrijven aan het efficiënter benutten van het aantal vierkante meters. Er is ook een scherpere focus op het optimaliseren van processen en de meer efficiënte inzet van beschikbare resources.

Het NFC ziet daarnaast ook een duidelijke ontwikkeling op het gebied van waardecreatie en vermeerdering. Dit betekent dat facilitaire organisaties steeds beter in staat zijn om de balans tussen lage kosten en hoge serviceverlening te vinden, zonder in te leveren op kwaliteit of het budget te overschrijden.

Een Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS) is een goed hulpmiddel om inzicht te krijgen in de kosten en het niveau van dienstverlening. Een FMIS zorgt namelijk voor overzicht en inzicht, waardoor de balans tussen kosten en kwaliteit steeds beter wordt gevonden. Maar dan de prangende vraag: ‘Wat is nu de ROI van een FMIS?’

De ROI van een FMIS

Om maar gelijk eerlijk te zijn: die vraag is vaak lastig te beantwoorden. Niet alleen omdat het facilitaire werkveld veel abstracte processen kent, maar ook omdat er een duidelijk beeld moet zijn van de situatie vóór de implementatie van het systeem. In de ideale wereld weet u namelijk:

• Hoe de huidige processen lopen.
• Hoe lang het duurt voordat een melding wordt opgepakt.
• Waar u kunt verbeteren.

Maar niet gevreesd, met de implementatie van een facilitair systeem maakt u een stap richting de ideale wereld en kunt u kosten registreren, doorlooptijden bijhouden en de klanttevredenheid monitoren. Daardoor weet u waarop u kunt besparen of verbeteren.

Het gebrek aan een goede nulmeting en de beperkte meetbaarheid van abstracte facilitaire processen zorgen ervoor dat het ROI van een FMIS dus lastig te berekenen is. Maar waarschijnlijk heeft u al wel een beeld van de ROI. Wat kost het nu (geschat in tijd, geld of mensen) om bijvoorbeeld de servicedesk te runnen? Kunnen klanten goed en snel geholpen worden? Of zijn servicedeskmedewerkers de helft van hun tijd druk met het zoeken naar informatie? En hoe vaak komt dat voor? De belangrijkste vraag die u uzelf kunt stellen vóór de aanschaf van een FMIS: ‘Wat kost het nu en wat verwacht u dat het gaat opleveren?’