Integrale inzet van uw FMIS
Het FMIS is een op zichzelf staand softwaresysteem, dat bij uitstek geschikt is om integraal in te zetten. Dit betekent dat u met vele soorten uiteenlopende informatiebronnen een interface kunt realiseren. Het FMIS speelt dan een centrale rol in de uitwisseling van de informatie. Dit kunnen interfaces zijn met beschikbare softwaresystemen, maar bijvoorbeeld ook met hardwaresystemen.
Het integrale FMIS wordt aan de ene kant verrijkt met informatie vanuit deze nieuwe bronnen. Aan de andere kant kan het er ook voor zorgen dat informatie gedeeld wordt met andere systemen. Juist door het facilitaire systeem te verbinden met innovatieve informatiebronnen, beschikt u over nieuwe inzichten. Dit stelt u in staat om andere conclusies te trekken, beter onderbouwde besluiten te nemen en uw werkwijze aan te passen. Zo kunt u facilitaire activiteiten beter, efficiënter en goedkoper uitvoeren, met een hogere klanttevredenheid tot gevolg. En daar ligt de kracht van Smart Facility Management.
Hoe maakt u een FMIS Smart?
Met behulp van Smart Facility Management koppelt u nieuwe technologische software en hardware zoals bijvoorbeeld Internet of Things (IoT), Big Data en Virtual Reality, met uw integrale FMIS. Eigenlijk voegt u een extra paar ogen en oren toe, waardoor u meer informatie over de interne klant en de werkomgeving krijgt.
Om toe te werken naar een Smart FMIS is het belangrijk om eerst uw visie ten aanzien van de facilitaire afdeling duidelijk te formuleren. Dan bepaalt u welk procesonderdeel van het facilitaire systeem u slimmer, efficiënter of effectiever wilt maken. Vervolgens inventariseert u welke beschikbare systemen er binnen uw organisatie zijn, maar onderzoekt u ook toepassingen die u mogelijk nog niet in huis heeft.
Na het formuleren van uw visie en de inventarisatie van systemen, is het tijd om de functionele beschrijving te maken. Dit is een belangrijk onderdeel in het optimalisatietraject en het helpt u duidelijk te maken waar het voordeel zit voor uw afdeling of de interne klant.
Stel, u wilt dat uw klanten makkelijker een gereserveerde ruimte kunnen vinden met behulp van kleurige ruimteschermen. Een omschrijving als : “Het verbinden van het FMIS aan het ruimtescherm”, is dan een beknopte beschrijving van wat u wilt. Maar het zegt nog niets over hóe u het wilt. Moet alle informatie over de reservering op het ruimtescherm geprojecteerd worden of slechts een gedeelte? Welke informatie moet er in het FMIS beschikbaar zijn om de reservering te maken? Kan een ruimte ook ter plaatse worden gereserveerd en worden no-shows automatisch in het FMIS verwerkt? Een functionele beschrijving geeft antwoord op deze vragen, waardoor het effect van een interface duidelijk is en het helpt u het FMIS nog slimmer in te zetten.
Andere blogs geschreven door Sabine Eysink
