Wat zijn de kernwaarden van uw facilitaire afdeling?
Voordat u de stap maakt naar innovatie, kan het nuttig zijn om te kijken waar u nu staat. Weet u bijvoorbeeld wie uw interne klanten zijn? En wat vinden zij belangrijk? De wens van de interne klant is eigenlijk het vertrekpunt bij elke verbetering of vernieuwing. Als de klant zonder al teveel poespas geholpen wil worden, dan vraagt hij om snelle en efficiënte services. Maar het kan ook zijn dat een klant waarde hecht aan persoonlijk contact en zich gehoord wil voelen. Dergelijk verschil vraagt om een fundamenteel andere benadering.
Daarbij hangt uw bestaansrecht af van de manier waarop u invulling geeft aan de wensen van de klant. Wat moet u bieden om relevant te blijven? De eerste stap naar facilitaire innovatie is goed voor ogen hebben wat de toegevoegde waarde is van uw facilitaire afdeling.
Hoe zorgt u voor een goede procesanalyse?
De tweede stap naar facilitaire innovatie is het inventariseren en analyseren van de huidige facilitaire processen. U kunt ervoor kiezen om alle processen tegelijkertijd of juist één voor één in kaart te brengen. Daarbij kunnen processen in grote lijnen lijken op de processen van bijvoorbeeld andere facilitaire organisaties. Zo heeft de melding van een defect koffieapparaat meestal een melder, een communicatiemiddel en uiteindelijk een behandelaar om het defect op te lossen.
Maar toch heeft ook uw organisatie eigen karakteristieke kenmerken, waardoor het beschreven facilitaire proces ineens niet meer zoveel lijkt op dat van andere bedrijven. Meldingen komen bij u misschien via een meldportaal binnen, waar dit bij andere organisaties altijd met een telefoontje gebeurt. Ook heeft u misschien externe dienstverleners die de storing verhelpen, waar andere organisaties een klusjesman in huis hebben die het apparaat zelf repareert.
U kunt u eigen processen het beste inzichtelijk maken, door ze stap voor stap te visualiseren. Maak hiervoor gebruik van bijvoorbeeld een computerprogramma om de procesflow weer te geven of gebruik simpelweg post-its om het proces per stap op een whiteboard weer te geven.
Kijk naar het verbeterpotentieel binnen uw proces
Als u vervolgens naar het huidige facilitaire proces kijkt, waar ligt dan voor u het verbeterpotentieel? Zijn er stappen die inefficiënt worden uitgevoerd of handelingen die eigenlijk helemaal niets bijdragen aan het proces? Dan ligt daar een mogelijke verbetering.
Om te komen tot een goede verbetering is het belangrijk dat u out-of-the-box denkt. Er zijn namelijk heel veel verschillende nieuwe technologieën op de markt die u kunnen ondersteunen bij het efficiënter inrichten van het facilitaire proces. Deze technologieën vergaren informatie over de interne klant en de werkomgeving en helpen zo facilitaire processen te optimaliseren. Ook is het mogelijk om met de inzet van nieuwe technologieën te zorgen voor een snellere afhandeling van meldingen. Mogelijkheden zijn eindeloos, maar uw facilitaire proces is uniek. Uw facilitaire proces en het verbeterpotentieel zijn dan ook altijd leidend bij de toepassing van nieuwe technologieën.
Andere blogs geschreven door Sabine Eysink
