De ROI: nut en noodzaak bij de aanschaf van een FMIS

ROI van een FMIS: De noodzaak

Bij de ROI van een FMIS wordt ook vaak getracht dit in geld uit te drukken. De investering in een FMIS is namelijk heel duidelijk; die staat vermeld op de offerte van de FMIS-leverancier. De vraag is dus hoeveel geld facilty management software kan gaan besparen, op het moment dat een organisatie het systeem aanschaft. Het is dan ook noodzakelijk om de ROI van een FMIS aan te kunnen tonen, omdat er anders niet eens over een FMIS gesproken zal worden binnen de directie.

Dit kan door facility managers als lastig worden ervaren, omdat u eerst een uitgebreide ROI-berekening moet maken voordat een facilitair systeem wordt aangeschaft. Het kost dan ook even tijd voordat u met een gedegen ROI-berekening bij de directie om budget kunt vragen.

ROI van een FMIS: Het nut

Maar het bepalen van een ROI is niet per definitie een noodzakelijk kwaad, dat enkel in het belang van de directie berekend moet worden. Het kan namelijk ook een heel nuttig middel zijn om doelstellingen te bepalen en de redenen voor de aanschaf van een FMIS concreet te beschrijven. Denk bijvoorbeeld aan het geld dat bespaard kan worden op bijvoorbeeld contractkosten, omdat het binnen uw organisatie is voorgekomen dat een nieuw contract is afgesloten en het oude automatisch en stilzwijgend werd verlengd. De contractwaarde van een vergeten contract is direct in geld uit te drukken.

Een ROI kan naast geld, ook in tijd worden uitgedrukt. Wanneer u weet dat dagelijkse activiteiten twee keer zo snel worden uitgevoerd met behulp van een FMIS, dan is de tijd die u bespaart de ROI. Met andere woorden, als het oplossen van een melding uw medewerkers nu gemiddeld tien minuten kost, maar met de inzet van een FMIS nog maar vijf minuten, dan heeft u per melding en per medewerker vijf minuten bespaart. Het loont dus voor uw organisatie en uzelf om goed te kijken naar de ROI van een facilitair systeem. U kunt hierdoor de directie overtuigen, maar u inventariseert ook meteen het verbeterpotentieel binnen uw facilitaire organisatie. Hierdoor kunt u duidelijke doelstellingen formuleren, waardoor u de daadwerkelijke ROI na de implementatie kunt berekenen.