Séparer les données personnelles conformément au RGPD
Dans le module Gestion des personnes, vous enregistrez toute information pertinente relative, entre autres, à vos collaborateurs, visiteurs et personnes de contact. Ce faisant, il importe de respecter le RGPD, la législation européenne en matière de protection des données à caractère personnel.
À cette fin, quelques mesures ont été prises dans Ultimo pour que vous puissiez :
- Séparer les coordonnées personnelles des données professionnelles.
- Anonymiser automatiquement des données personnelles.
- Cacher des données personnelles pour les personnes pour qui elles ne sont pas pertinentes.
Enregistrement des secouristes d’entreprise
Dans le module Gestion des personnes, vous pouvez également enregistrer quelles personnes, au sein de votre organisation, font partie de l’équipe de secourisme d’entreprise et quel rôle elles jouent là-dedans. Il devient ainsi clair quelles responsabilités leur incombent. En enregistrant les formations suivies, vous voyez directement si tout le monde de l’équipe de secourisme d’entreprise dispose encore d’un bon niveau de connaissances.
Interface Active Directory / système GRH
Les données relatives à des personnes et à des collaborateurs sont souvent utilisées dans plusieurs systèmes. Évitez la double entrée de données par une interface avec Active Directory ou avec un système de gestion des ressources humaines (GRH). Ainsi, vous ne devez gérer les données de vos collaborateurs qu’en un seul endroit. Cela vous fait gagner beaucoup de temps.
Formations
Les formations (qui ont été ou qui vont être) suivies par vos collaborateurs peuvent être enregistrées par employé dans le logiciel. Enregistrez, pour chaque formation, la fréquence à laquelle une formation de réactivation des connaissances est requise. Sur la base de cette fréquence, le système détermine, pour chaque membre du personnel, quand le certificat expire et quand un nouveau certificat doit être obtenu.
