Alors que la notion de « connaissances » est considérée comme un élément important d’une organisation, l’expression suivante paraît de moins en moins évidente : « disposer des connaissances appropriées à tout moment ». Plus vous disposez de connaissances, plus vous pouvez en perdre.
Connaissances à la retraite
Former des collaborateurs techniques implique notamment des risques. Vous n’y avez peut-être pas encore réfléchi auparavant mais que faire si, un jour, votre organisation manque de connaissances appropriées ? Comment votre organisation doit-elle continuer si ce monteur principal important prend sa retraite bien méritée ?
Supposons qu’il était l’encyclopédie vivante de toute l’organisation. Quand les monteurs débutants ne s’en sortaient pas, tout le monde lui demandait conseil. Grâce à ses années d’expérience, il trouvait toujours une solution à tout. Il disposait de connaissances des anciennes et des nouvelles techniques et savait comment les combiner en cas de défaillances ou de problèmes. Le départ d’un tel collaborateur expérimenté a un grand impact sur votre organisation et sur la qualité et la continuité du travail de maintenance. Ne vous laissez donc pas surprendre par une perte de connaissances « soudaine » lorsque des collaborateurs quittent le service.
Comment éviter une perte de connaissances ?
Afin d’éviter une perte de connaissances, il est important d’enregistrer et de numériser les informations en temps opportun. Il peut s’agir d’informations sur l’installation ou la machine elle-même, y compris toutes les spécifications et particularités importantes, ou d’informations sur les défaillances qui se sont présentées. Il convient d’enregistrer les activités périodiques qui sont exécutées afin de maintenir l’installation et d’éviter des défaillances. Vous créez un véritable « registre de base » pour des connaissances sauvegardées dans la tête des collaborateurs ou se trouvant sur des bons de travail avec des taches d’huile sauvegardés dans un dossier des archives.
Posez-vous les questions suivantes en créant un tel enregistrement de base :
- De quelles informations minimum avez-vous besoin afin que la machine puisse fonctionner normalement ?
- Quelles particularités liées à cette machine spécifique pourraient se présenter ?
Visualisation des informations en vue de les partager plus tard
En créant un enregistrement de base, faites également en sorte d’utiliser, par exemple, des photos, des vidéos ou d’autres représentations visuelles autant que possible. Cela facilitera le partage d’informations à l’avenir. Pensez, par exemple, à des photos d’une partie spécifique auxquelles des explications peuvent être ajoutées plus tard, ou à une vidéo expliquant le fonctionnement d’une installation. La représentation graphique des processus ou des animations contribuent également à une bonne transmission d’informations. Les collaborateurs techniques sont souvent visuels et préfèrent s’attaquer directement à une défaillance plutôt que de devoir lire un document difficile contenant des instructions écrites. En les soutenant à l’aide d’informations visuelles, il sera plus facile de transmettre des connaissances.
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