Nous avons formulé un certain nombre de points d’attention pour la réussite de votre implémentation en ces temps de crise du coronavirus :
1. Chef de projet
Un bon chef de projet compétent chez le client est peut-être le plus grand facteur de réussite. Ce chef de projet doit de préférence avoir une connaissance des processus à automatiser, avoir des affinités avec les TIC et avoir le prestige et le mandat de pouvoir diriger, surtout maintenant à distance.
2. TIC
Veillez à ce que l’environnement soit disponible et accessible à toutes les parties concernées. C’est une condition préalable indispensable pour pouvoir commencer à utiliser le logiciel. Assurez à cette fin une bonne coordination entre l’administrateur du système et votre consultant chargé de l’implémentation.
3. Ressources
Mettez des ressources de qualité à votre disposition et à celle de vos employés. Surtout maintenant, il est important que vous disposiez d’un bon matériel et d’une bonne connexion Internet, et surtout pour pouvoir passer de bons appels vidéo et faire fonctionner correctement votre application.
4. Communication (interne et externe)
La communication est très importante, aujourd’hui plus que jamais. Nous ne pouvons pas nous voir physiquement, mais nous voulons tout de même un contact personnel et surtout pas de bruit pendant la communication. Mettez donc à disposition un outil de communication approprié, tel que MS Teams. Avec cette application, les appels vidéo et le partage de votre écran sont faciles.
En outre, la mise en service prochaine du système devra être accompagnée d’une communication suffisante sur le comment, le quoi, le quand et le pourquoi de l’introduction de la demande. Cela est particulièrement important dans le cas d’une modification des procédures et de l’utilisation d’un portail de self-service. Une campagne de marketing efficace contribue positivement au succès de l’implémentation. De nombreux employés travaillent désormais principalement en ligne. Une campagne de marketing en ligne sera donc la plus rentable.
5. Soutien
Il est important d’assurer un soutien aux différents niveaux de l’organisation. Pensez au service technique, aux employés du back-office, aux autres départements et à la direction. Au moment de la sélection du FMIS, le département responsable de la mise en œuvre ainsi que le management doivent être impliqués. Comme mentionné ci-dessus, une campagne de marketing en ligne est un bon moyen de créer un soutien parmi toutes les parties concernées.
6. Connaissances
Avant l’implémentation, le chef de projet et les utilisateurs clés sont mis au courant des possibilités du système à l’aide de formations et de manuels. L’e-learning est aujourd’hui une invention indispensable pour former vos employés. À domicile, à votre rythme et quand vous le souhaitez.
L’implémentation de votre FMIS peut donc se poursuivre, à condition que vous teniez compte des points d’attention ci-dessus. Les TIC et la communication jouent un rôle primordial à cet égard.
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