Ein wichtiger Schlüssel für eine erfolgreiche Implementierung ist die Wahl eines kompetenten und erfahrenen Softwarelieferanten. Dieser Lieferant kann Ihr Unternehmen begleiten und weiß um Ihre Prozesse. Er kann wichtige Informationen geben und vielleicht sogar noch Verbesserungsvorschläge machen. Den erfolgreichen Abschluss einer Implementierung hat Ihr Unternehmen selbst in der Hand. Daher geben wir Ihnen einige Tipps, mit denen Sie die Schlagkraft der CMMS-Implementierung weiter erhöhen können.
1. Halten Sie die ursprüngliche Zielsetzung eines CMMS im Auge
Da die vielen Möglichkeiten der Software im Projektverlauf deutlicher werden ist es sehr verlockend, das Projekt noch auszuweiten. Doch die Implementierung ist kein Selbstzweck. Legen Sie Ihre Ziele vorab fest und arbeiten Sie an deren Erreichung. Zusätzliche Funktionen lassen sich in Folgeprojekten umsetzen. So bleibt das Einführungsprojekt überschaubar und das fördert die Motivation der Projektbeteiligten, das Ziel zu erreichen.
2. Sorgen Sie für eine gute Vorbereitung
Überlegen Sie sich bereits im Vorfeld gut, welche Aufgaben erledigt werden müssen. Legen Sie diese fest. Läuft die Implementierung erst einmal, kann es sonst zu viel (unerwarteter) Mehrarbeit kommen.
3. Arbeiten Sie mit Teilprojekten und Zwischenzielen
Das garantiert einen übersichtlichen und strukturierten Ablauf.
4. Feiern Sie Ihre erreichten Erfolge
So bleiben Motivation und Einsatzwille hoch. Auch werden die Einbeziehung und Mitarbeit von Kollegen einfacher, falls diese bei der Implementierung nötig werden.
5. Bestimmen Sie einen Projektleiter
Übertragen Sie einer Person die Gesamtverantwortung und statten Sie diese mit nötigen (Entscheidungs-)Kompetenzen aus.
6. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter bereits in einem frühen Stadium mit ein.
Um ein hohes Maß an Engagement zu erreichen, müssen die Key-User und andere betroffene (zukünftige) Benutzer von Beginn an auf dem Laufenden sein. Sie müssen wissen, was sie erwartet und dass es darum geht, ihnen die Arbeit zukünftig leichter zu machen. Nichts ist schlimmer als Mitarbeiter, die den Kopf in den Sand stecken und sich bedrängt fühlen. Ängste sind zwar oft völlig unbegründet, doch sollten diese ernst genommen werden. Wer jedoch frühzeitig und umfassend informiert ist, neigt weniger zu Ängsten.
7. Lassen Sie sich ausreichend Zeit
Sorgen Sie für klare Rahmenbedingungen beim Projekt. Klarheit in Bezug auf die Planung und das Budget ist essentiell. Qualität abzuliefern braucht Zeit. Sie wollen und können doch auch Ihr Produkt und Ihre Dienstleistungen nicht in schlechter Qualität abliefern. Das möchte der Softwarelieferant auch nicht. Ein Projekt mit zu kurzer Durchlaufzeit, zu kleinem Budget und zu wenig Ressourcen ist zum Scheitern verurteilt.
Falls Sie sich diese Tipps zu Herzen nehmen, stehen die Chancen auf einen erfolgreichen Projektabschluss sehr gut. Garantieren, dass eine Implementierung nicht ausufert kann niemand. Eine gute Begleitung dabei kann der richtige Lieferant aber ganz sicher! In der Fallstudie von Synbra beleuchten wir den Lernprozess des Unternehmens bei der Implementierung verschiedener HSE Module. Synbra-Projektleiter Theo van Maurik gibt einige wertvolle praktische Tipps.
