Aber nach jeder Feier droht ein Kater. Denn die Anschaffung eines CAFM ist das Eine, dessen Implementierung das Andere. Ohne dass Sie es merken, stehen Sie plötzlich vor einer größeren Herausforderung. Seien Sie nicht erschrocken, wenn plötzlich alle möglichen Fragen auftauchen, sowohl bei Ihnen selbst als auch bei Ihren Kollegen. Fragen wie „Es ist eine Menge Arbeit, wenn jeder mit dem System arbeiten muss und was passiert, wenn Prozesse nicht funktionieren und plötzlich die Gefahr besteht, dass nichts mehr gemeldet wird?“ sind eigentlich ganz normal und es wäre fast verrückt, wenn sie nicht gestellt würden.
Eine CAFM-Implementierung hat größere Auswirkungen als allein der Kauf
Viele Organisationen sind im Vorhinein oft der Meinung, dass die Anschaffung eines CAFM der wichtigste Teil ist. Sie müssen für ein System sorgen, mit dem Jeder glücklich werden kann und das nicht zu teuer ist. Aber anschließend verzetteln sich Unternehmen bei der Implementierung. Das ist dem Umstand geschuldet, dass die Einführung eines CAFM eine Frage von Abstimmungen und Vereinbarungen ist. Sie beschreiben Ihre Wünsche und Anforderungen, verhandeln mit Lieferanten über den Preis und ein Vertrag wird unterzeichnet.
Eine CAFM-Implementierung ist hingegen eine organisatorische Veränderung, die Auswirkungen auf Unternehmensprozesse hat, die (fast) alle Mitarbeiter betreffen. Sie selbst, Ihre Facility Management-Mitarbeiter, Ihre internen Kunden, die Geschäftsführung und eventuelle weitere Gruppen. Außerdem haben Sie die Facility Management Software nicht einfach so angeschafft, sondern sich während der Auswahlphase all Ihre Wünsche und Anforderungen vergegenwärtigt. Das nimmt aber nicht hinweg, dass die Implementierung eines CAFM an vielen Stellen für eine neue Art des Arbeitens sorgt. Und das kann für jeden Beteiligten gewöhnungsbedürftig sein. Vermeiden Sie, dass es durch den Einsatz des CAFM zu Widerstand oder Vertrauensverlust kommt. Das ist Gift für ein erfolgreiches Implementierungsprojekt.
Für Akzeptanz und Vertrauen sorgen
Daher ist es einer der wichtigsten Teile des Implementierungsprojekts, für Akzeptanz und Vertrauen zu sorgen. Natürlich sind andere Aspekte wie genügend Kapazitäten, eine gute Projektplanung und ein Fokus auf das Endergebnis auch wichtig, aber ohne Akzeptanz wird die Implementierung sehr herausfordernd.
Sorgen Sie also dafür, dass alle Betroffenen über die anstehende Implementierung einer Facility Management Software informiert sind. Das können Sie z.B. durch Präsentation in den Abteilungen oder den internen Newsletter machen. Erklären Sie dabei, was die wichtigsten Gründe für die Einführung und das Arbeiten mit dem System sind und was es für das Unternehmen bringt. Achten Sie dabei auf die verschiedenen Arten der Endbenutzer. Interne Kunden, die vielleicht nur Meldungen oder Anfragen machen, können z.B. mit Workshops zu deren Erfassung im System damit bekannt gemacht werden. Endbenutzer wie Facility Services Abteilungen haben eventuell einen Mehrwert durch zusätzliche Trainings, wodurch sie das System gut kennenlernen und bei der Einrichtung mitdenken können.
Hören Sie bei Wünschen, Vorschlägen und Anmerkungen der verschiedenen Benutzergruppen gut zu. Während der Implementierung können Sie hier noch beisteuern, wodurch sich Mitarbeiter eingebunden fühlen, was zu Vertrauen in das Projekt sowie Akzeptanz für die Benutzung des Systems sorgt. Beziehen Sie auch Ihren CAFM-Anbieter bei der internen Kommunikation mit ein. Dieser hat schon oft Projekte erfolgreich umgesetzt und kann Ihnen dabei helfen, einen Kommunikationsplan aufzustellen.
Unterschätzen Sie die Implementierung eines CAFM nicht.
Das wichtigste, das Sie auf keinen Fall tun sollten ist es, die CAFM-Implementierung zu unterschätzen. Wie groß oder klein die Implementierung auch ist, sie hat eine direkte Auswirkung auf Ihren Geschäftsbetrieb und die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen. Eine Implementierung als ein (Veränderungs-)Projekt zu verstehen, erspart Ihnen den späteren Kater und wird die Nutzung der Facility Management Software für Jeden zum Erfolg machen.
